Qui n’est jamais sorti d’une réunion en disant : « ça n’a servi à rien », « on a pas avancé », « j’ai perdu mon temps » ?
Pour que votre réunion soit constructive, voici les 10 règles d’or que je me suis fixée :
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Définir l’ordre du jour : préciser l’ordre du jour permet de vérifier qu’une réunion est bien l’outil le plus approprié.
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Préparer votre intervention : créer un support qui vous servira de trame et sera diffusé aux invités.
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Inviter les personnes concernées : participer à une réunion, nécessite de prendre connaissance du support et de se rendre disponible. C’est une charge qu’il faut imposer aux personnes ayant un intérêt.
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Choisir un horaire adapté : éviter de proposer des réunions avant 9h et après 18h aux mères de famille par exemple.
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Une durée moyenne de 1h, 2h est une exception : au-delà de 90 minutes, l’attention et l’efficacité déclinent très vite.
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Réduire les déplacements : privilégier la visio/audio conférence ou tout autre forme de réunion à distance à chaque fois que c’est possible.
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L’ordre du jour et les supports de la réunion doivent être envoyés au plus tard 24h à l’avance : pour permettre à chacun d’en prendre connaissance car la réunion doit permettre d’avancer sur les sujets et non découvrir les supports.
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Une réunion commence par le rappel de ses objectifs et du timing : l’organisateur doit être le garant du temps.
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Discuter des sujets prévus à l’ordre du jour : définir un créneaux pour traiter les sujets évoqués lors de la réunion qui ne sont pas prévus à l’ordre du jour.
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Diffuser un compte-rendu, idéalement dans les 48h : il reprend les décisions prises et les actions à mener.
Vous avez maintenant toutes les clés pour que votre temps ne soit plus gaspillé et que les participants ne traînent pas des pieds.
Et vous, quelles sont vos règles d’or ? Trouvez-vous les miennes pertinentes ?
Voilà donc un bon article, bien passionnant. J’ai beaucoup aimé et n’hésiterai pas à le recommander, c’est pas mal du tout ! Elsa Mondriet
Comme toujours un article digne d’intérêt. Merci sincèrement d’avoir pris le temps d’écrire ces quelques lignes. Au plaisir de parcourir le prochain article : ) Antoine