Vous devez organiser la plénière de votre pôle ? Par ici le pense-bête

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Récemment j’ai organisé la première plénière de mon pôle. Ce n’est pas une activité normalement attribuée à un PMO mais moi ça ne me dérange pas au contraire. Ça me permet de casser la routine. J’aime sonder l’équipe pour savoir quels sont les sujets qui l’intéressent, trouver l’intervenant et m’occuper de la logistique. La préparation d’une plénière me permet de rencontrer et travailler avec des membres de mon équipe mais aussi d’autres départements.

Pour cette plénière j’ai pu bénéficier de mon expérience au sein de Girlz In Web pour qui j’ai organisé durant 1 an et demi les master class. Avoir l’idée d’un thème, trouver un intervenant, travailler le sujet, assurer la communication et la promotion de l’événement, gérer les inscriptions et assurer la logistique le jour J étaient mon quotidien.

J’organisais aussi lors de mes précédentes expériences, les événements transverses de mon domaine comme des déjeuners, petits-déjeuners hebdomadaires mais aussi les plénières trimestrielles.

C’est pourquoi dans cet article je vous liste les choses auxquelles il faut penser :

La durée et les sujets à aborder

Une plénière c’est monopoliser toutes les ressources de votre service en même temps pour de l’improductif. Il faut donc adapter la durée à votre activité sur la période à laquelle aura lieu la plénière. Le mieux étant de choisir une période calme mais encore pour tout un service il faut pouvoir en trouver.

Il faut également penser aux participants : ils devront rester attentifs pour que la plénière soit dynamique et que les messages passent alors rendez la dynamique.

En général cela dure entre 1h30 à 2h. Au delà il faut prévoir une pause.

Pour le contenu, il faut choisir des thèmes selon les messages à faire passer mais aussi aborder des thèmes attendus par votre audience. Pensez également à organiser des ateliers qui permettent de travailler de multiples points de façon ludique.

La réservation de la salle

Il est préférable de s’y prendre à l’avance pour s’assurer d’avoir tous les équipements nécessaires mais aussi d’avoir la salle voulue sur la durée voulue avec une marge de 30 minutes minimum avant l’heure de début pour préparer la salle. Suite à la plénière il faut également réserver de 30 minutes minimum pour ranger la salle à 1h en plus si vous comptez organiser un pot suite à la plénière.

Ce que je fais en général, je regarde les créneaux à laquelle la salle que je veux est disponible puis je fais des propositions de dates aux responsables.

Pensez également à réserver la salle 30 min la veille pour faire un test grandeur nature.

Déterminer l’ordre du jour

L’ordre du jour est à déterminer avec celui qui organise la plénière (bien souvent votre chef) et l’équipe. Soyez force de propositions, ça sera certainement apprécié. En général, je demande aux chefs d’équipe d’interroger les participants pour orienter la plénière selon leurs besoins et attentes.

Pour dynamiser votre plénière, c’est important d’alterner les moments « calmes » avec des moments en « mouvements ». Cela fonctionne généralement bien pour capter l’attention des participants.

C’est à ce moment que vous allez attribuer l’ordre et le temps de passage de chaque sujet. Prévoyez 5 minutes entre chaque sujet pour le passage de l’un à l’autre. N’oubliez pas le temps consacré aux questions/réponses. Prévoir de la marge n’a jamais été un luxe surtout quand on demande à ce que les participants soient actifs.

Contacter les intervenants extérieurs

Il est très judicieux de faire participer des intervenants extérieurs lors de vos plénières car cela favorise les échanges inter-entreprise. Les membres de votre équipe plongés dans leurs travaux n’ont pas beaucoup de temps pour s’intéresser à ce qui se passe autour et sont preneurs.

Ces interventions demandent de la charge aux personnes que vous allez contacter alors faite en sorte que cela se ressente le moins possible. Listez bien les entrants et livrables dont vous aurez besoin.

La préparation du support

La diffusion de slides est une bonne chose pour rythmer la séance mais aussi donner les messages clés. Vous aurez certainement des slides à rédiger mais vous en demanderez aussi aux intervenants. Je vous conseille de leur donner quelques consignes :

  1. fournissez leur un template pour que chaque contributeur rédige ses slides sous le même format (qui a connu la galère de la remise en forme ? :-))
  2. rappeler que sur les slides il ne doit y avoir que les messages clés
  3. rappeler le temps de parole accordé à chacun

Au moment de la consolidation, faites attention à la mise en forme qui n’est pas toujours conservée avec un copier/coller et jetez un œil au contenu, on ne sait jamais.

Faites un test grandeur nature

La veille de la plénière, passer au moins 30 minutes dans la salle pour vérifier que le matériel fonctionne (visio, écran de projection, wifi, …) et si les url sont accessibles. Lancez tout au moins une fois.

Vérifier qu’il y a bien assez de sièges pour l’ensemble des participants.

Faite un rappel

Le jour d’avant en fin d’après-midi, envoyez un mail pour rappeler la date et heure de la plénière ainsi que les informations sur la localisation, les affaires à apporter …

Commander les boissons et petits-fours de votre pot

Une plénière est souvent terminée par un pot, cela permet de continuer sur la dynamique, de poursuivre les discussions ou de rencontrer d’autres membres de son équipe dans un cadre moins officiel.

Pour accompagner le pot, prévoyez des boissons ainsi que de quoi grignoter. En général, il suffit de passer commande auprès de l’assistante.

Le sondage et la restitution

Après la plénière il vous reste encore trois choses à faire :

  1. remercier les participants de leur présence et de leur implication
  2. les sonder
  3. faire une restitution des résultats du sondage et de la plénière. Pensez à prendre quelques photos pour égayer le tout.

C’est important d’avoir un retour pour savoir ce qui a fonctionné ou ce qui a été un échec. Cela permettra d’ajuster au mieux la prochaine plénière.

Alors que dites-vous de mes conseils ? Vous les trouvez pertinents ? Partagez votre avis dans les commentaires.

Et vous, avez-vous déjà organisé une plénière ? Quel est votre retour d’expérience ? Dites-nous tout via les commentaires.

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