Des mails on en reçoit tous plusieurs dizaines voir centaines par jour. Une bonne partie de nos messageries sont occupées par des mails incomplets et manquants de précision qui demandent une charge de travail non négligeable. Ce qui amène à un traitement plus long des demandes, temps de consultation de la messagerie plus important et risque de laisser échapper une demande urgente.
Une charge de travail importante
Les demandes sont plus longues à être traitées car il faut bien souvent plusieurs échanges pour comprendre ce qui est demandé ou pour avoir l’ensemble des informations nécessaires au traitement.
Recevoir un grand nombre de mails vous demande du temps pour consulter votre boite mail car vous êtes obligés de les lire un à un, pour déterminer ce qui est à traiter et ce qui est à jeter.
Lors de votre consultation, vous risquez de passer à côté des mails importants pensant que cela ne vous concerne pas à la lecture rapide. Les mails sont toujours lus rapidement une première fois pour se faire une idée de son contenu avant de prendre le temps de les traiter.
C’est pour cela que chaque fois que je rédige un mail j’applique ces quelques règles. Mon objectif est de ne pas polluer la messagerie de mes correspondants sachant que je n’aime pas ça moi non plus. J’espère aussi montrer le bon exemple et ainsi répandre ces bonnes pratiques.
Voici mes bonnes pratiques pour rédiger un mail parfait
- Répondre à la demande
- Utiliser des mots simples et faire des phrases courtes
- Vérifier la liste de distribution, n’y faire apparaitre que les destinataires concernés
- Etre synthétique
- Donner une date limite pour un retour éventuel
- Si possible de pas mettre de pièces jointes volumineuses et préférer le dépôt sur un partage réseau
- Faire des demandes complètes et précises
- Distinguer les différentes demandes
- Si possible pensez à téléphoner, ça permet d’aller encore plus vite
- Relire le mail avant de cliquer sur envoyer
J’espère que mes bonnes pratiques vous seront utiles et vous permettront d’améliorer votre productivité en étant rapide et efficace.
A votre tour, dites moi ce que vous pensez de mes bonnes pratiques et partagez les vôtres en laissant un commentaire.
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