10 règles d’or pour que votre réunion soit efficace

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Qui n’est jamais sorti d’une réunion en disant : « ça n’a servi à rien », « on a pas avancé », « j’ai perdu mon temps » ?

Pour que votre réunion soit constructive, voici les 10 règles d’or que je me suis fixée :

  1. Définir l’ordre du jour : préciser l’ordre du jour permet de vérifier qu’une réunion est bien l’outil le plus approprié.

  2. Préparer votre intervention : créer un support qui vous servira de trame et sera diffusé aux invités.

  3. Inviter les personnes concernées : participer à une réunion, nécessite de prendre connaissance du support et de se rendre disponible. C’est une charge qu’il faut imposer aux personnes ayant un intérêt.

  4. Choisir un horaire adapté  : éviter de proposer des réunions avant 9h et après 18h aux mères de famille par exemple.

  5. Une durée moyenne de 1h, 2h est une exception : au-delà de 90 minutes, l’attention et l’efficacité déclinent très vite.

  6. Réduire les déplacements : privilégier la visio/audio conférence ou tout autre forme de réunion à distance à chaque fois que c’est possible.

  7. L’ordre du jour et les supports de la réunion doivent être envoyés au plus tard 24h à l’avance : pour permettre à chacun d’en prendre connaissance car la réunion doit permettre d’avancer sur les sujets et non découvrir les supports.

  8. Une réunion commence par le rappel de ses objectifs et du timing : l’organisateur doit être le garant du temps.

  9. Discuter des sujets prévus à l’ordre du jour : définir un créneaux pour traiter les sujets évoqués lors de  la réunion qui ne sont pas prévus à l’ordre du jour.

  10. Diffuser un compte-rendu, idéalement dans les 48h : il reprend les décisions prises et les actions à mener.

Vous avez maintenant toutes les clés pour que votre temps ne soit plus gaspillé et que les participants ne traînent pas des pieds.

Et vous, quelles sont vos règles d’or ? Trouvez-vous les miennes pertinentes ?

 

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2 Comments

  1. Comme toujours un article digne d’intérêt. Merci sincèrement d’avoir pris le temps d’écrire ces quelques lignes. Au plaisir de parcourir le prochain article : ) Antoine

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